旅費／交際費／経費モジュール概要

A.S.I.A.では、旅費、交際費、および経費の申請、承認、精算をWeb上の入力画面で行います。
［旅費／交際費／経費モジュール］は、2つのサーバ（Web管理用サーバとA.S.I.A.管理用サーバ）が管理します。Web管理用サーバは、イントラネット環境構築ツール（Intra-mart）を使用して、入力（トランザクション）データを管理します。一方、パラメータやマスタについては、A.S.I.A.本体管理用サーバからレプリケーションで参照します。なお、［旅費／交際費／経費モジュール］の機能の一部（一覧表作成とデータ作成）は、［旅費／交際費／経費モジュール］専用のVBアプリケーションにより処理が行われます。

A.S.I.A.における旅費／交際費／経費 管理の流れ

［ブラウザ入力画面］

• 旅費／交際費／経費 仮払入力画面
  仮払金の申請を行います。仮払入力画面は基準通貨用と外資用が用意されています。
• 旅費／交際費／経費 仮払承認画面
  仮払データの承認処理を行います。承認された仮払データについては、支払処理を行うことができます。支払いが口座への自動振込の場合は、仮払金データがデータインポート機能によりA.S.I.A.本体の［バンクアカウントコントロールモジュール］に取り込まれます。
  
• 旅費／交際費／経費 精算入力画面
  出張や交際、備品調達を行った場合、実際にかかった金額を精算入力画面に入力し精算処理を行います。精算データの新規入力は基準通貨および外貨のどちらでも行うことができます。ただし、仮払の精算を外貨で行うことはできません。
  仮払金が余った場合、差額分の返金を社員から受けることになります。このような場合、仮払金の差額分は［旅費／交際費／経費モジュール］ではなくA.S.I.A.本体の［統合債権管理モジュール］で債権データとして管理します。返金回収予定分の一覧表を［旅費／交際費／経費モジュール］で出力し、それに基づき［統合債権管理モジュール］へのデータ入力を行うことができます。
  一方、 実際にかかった金額が仮払金より多かった場合、差額分の支払処理が行われます。このような場合、差額分の支払いは仮払金支払と同様の処理で行われます。
  
• 旅費／交際費／経費 精算承認画面
  旅費／交際費／経費精算データの承認処理を行います。精算データが承認されると、A.S.I.A.本体へのデータ出力が可能になります。

［［旅費／交際費／経費モジュール］専用VBアプリケーションの役割］

• 旅費／交際費／経費の仮払一覧表および精算一覧表を、Microsoft Excel形式で出力します（A.S.I.A.本体の機能と同様）。一覧表はチェックリストとして使用できます。
• A.S.I.A.本体システム側に反映させる旅費／交際費の仮払データおよび精算データを作成します。データインポートのフォーマットに従い、CSVファイルとしてデータを作成します。

経費の按分について

• 負担情報
  負担情報画面では、旅費／交際費／経費の部門に対する按分比率を設定します。また、他社に旅費／交際費／経費を請求する場合の設定を行うことができます。
• 拡張情報
  拡張情報画面では、プロジェクトコード、分析コード、フレックスマスタごとに旅費／交際費／経費を入力し、各種分析に利用することができます。ただし、［旅費／交際費／経費ブラウザ］で、分析コードやフレックスマスタを新規入力することはできません。A.S.I.A.本体で新規入力してください。

A.S.I.A.本体とWeb管理用サーバのデータ連動

［A.S.I.A.本体へのデータ反映］

• ［旅費／交際費／経費モジュール］でWeb入力された仮払データ（債務データ）は、A.S.I.A.本体のデータベースに反映されます。 このうち自動振込データは、A.S.I.A.本体の［バンクアカウントコントロールモジュール］に送信され、自動的に処理されます。ただし、仮払金精算後の回収分データ（債権データ）はA.S.I.A.本体に自動送信されません。仮払金精算後の回収分データ（債権データ）は、［統合債権管理モジュール］で新たに入力する必要があります。
• 承認済のデータは変更できませんが、A.S.I.A.本体に反映されたデータは削除することができます。ただし、未精算の仮払データは削除できません。また、仮払データと精算データが関連付けられている場合は、両方同時でなければ削除できません。

［A.S.I.A.本体データベースサーバとWeb管理用サーバのデータ同期］

SQLサーバのレプリケーション機能により、A.S.I.A.本体サーバとWebサーバのデータベースは同期をとっています。入力（トランザクション）データは、WebサーバのデータベースからA.S.I.A.本体側のデータベースにレプリケーションされます。拡張フラグを持つマスタデータについては、対象となるデータのみがA.S.I.A.本体サーバからWebサーバにレプリケーションにより参照されます。ただし、運用の規模が小さい場合はWebサーバでも運用可能です。また、A.S.I.A.本体側のサーバとWebサーバを統合することも可能です。
本体サーバを参照するパラメータやマスタデータ等は次の通りです。

• パラメータ
  会計年度、仕訳処理フラグ、伝票採番設定、フレックスマスタ名称、月次締、債権債務締
• マスタ（A.S.I.A.本体と共有するもの）
  通貨、為替レート、部門、取引先、社員、クラス、社員詳細、職位、金融機関、口座、債務決済方法登録、プロジェクトコード、会計分析コード、フレックスマスタ（旅費／交際費／経費・ヘッダ）、フレックスマスタ（旅費／交際費／経費・明細）
• マスタ（旅費／交際費／経費入力専用のもの）
  経費、摘要
• その他
  キャプション、メッセージ、 固定データ（レートタイプ）、運用履歴、採番カウンタ

［入力制御］

会計アイテム（プロジェクトコード、分析コード、明細摘要）の入力チェック（必須／任意／禁止の判別）は、A.S.I.A.本体におけるマスタ設定（科目属性）を参照して行われます。仕訳科目の設定については、［自動仕訳について］を参照してください。

［A.S.I.A.本体の設定を参照しないもの］

Webサーバでは、税額集計単位は明細単位のみ、日付形式はYYYYMMDD形式（例：20010401）のみとなります。これらはWebサーバ独自の設定であり、A.S.I.A.本体の設定は参照されません。

出力可能な帳表

［旅費／交際費／経費モジュール］では、以下の帳表を出力することができます。なお、いずれの帳表の出力も、VBアプリケーションのメニューから行います。

帳表の出力についてはこちらを参照してください。

旅費／交際費／経費 管理における外貨入力について

• 仮払、精算、承認は、それぞれ「基準通貨用」と「外貨用」の入力画面が用意されています。データの入力は、基準通貨、外貨のどちらでも行うことができます。ただし、仮払の精算を外貨で行うことはできません。
  
• 承認画面では、「基準通貨で入力された伝票」と「外貨で入力された伝票」を、一括で承認することができます。
  
• 外貨入力の場合は、通貨、外貨金額、レートタイプ、換算レート、基準金額をA.S.I.A.本体側に反映します。
  
• 振込処理は基準通貨のみに対応しています。また、東京三菱CAMSや共同CMSにデータ送信を行う場合は、ブラウザ画面入力時に確定された金額で処理が行われます。